trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mỗi loại hàng hóa khi đưa vào thị trường Việt Nam đều phải tuân thủ một loạt quy định về chất lượng, xuất xứ và tiêu chuẩn kỹ thuật. Một trong những loại chứng từ quan trọng giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi chính là COC – Certificate of Conformity (Giấy chứng nhận hợp quy).
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là những đơn vị mới bước vào ngành – vẫn còn nhầm lẫn giữa COC và các loại giấy tờ khác như CQ, CO, hay Test Report. Vậy COC là gì, nó đóng vai trò gì trong hoạt động nhập khẩu, và làm cách nào để xin giấy COC đúng quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí?
Bài viết sau đây từ Nguyễn Kiên Phát Logistics – đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu – sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ thông tin cần thiết về COC, từ khái niệm, quy trình cấp, đến những lưu ý quan trọng khi thực hiện..
COC là gì trong xuất nhập khẩu?
Định nghĩa COC (Certificate of Conformity)
COC là viết tắt của Certificate of Conformity – trong tiếng Việt gọi là Giấy chứng nhận hợp quy. Đây là một loại chứng từ do tổ chức được chỉ định hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận rằng hàng hóa, sản phẩm đã đáp ứng đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng của Việt Nam hoặc quốc tế.
Chứng nhận COC thường là bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng nhập khẩu, đặc biệt là các mặt hàng liên quan đến an toàn sức khỏe, môi trường hoặc có khả năng gây rủi ro cao khi sử dụng.
COC áp dụng cho loại hàng hóa nào?
Không phải tất cả hàng hóa nhập khẩu đều yêu cầu phải có COC. Tuy nhiên, một số nhóm hàng bắt buộc phải có COC khi làm thủ tục thông quan, bao gồm:
-
Máy móc, thiết bị điện – điện tử (tủ lạnh, máy lạnh, máy giặt, đồ gia dụng…)
-
Xe cơ giới và phụ tùng xe, linh kiện ô tô, xe máy
-
Đồ chơi trẻ em
-
Vật liệu xây dựng (sắt thép, xi măng, gạch…)
-
Sản phẩm tiêu dùng có ảnh hưởng đến sức khỏe (thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, khẩu trang, đồ bảo hộ…)
-
Hàng hóa hóa chất, thuốc bảo vệ thực vật
→ Danh mục hàng hóa phải chứng nhận hợp quy được công bố định kỳ bởi Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc các Bộ ngành liên quan (Giao thông vận tải, Y tế, Công thương…).
COC có bắt buộc không?
-
Đối với các mặt hàng thuộc danh mục bắt buộc kiểm tra chất lượng nhà nước, COC là yêu cầu bắt buộc để hàng hóa được phép nhập khẩu và lưu hành tại Việt Nam.
-
Nếu không có COC, hàng hóa sẽ bị từ chối thông quan, hoặc thậm chí bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định pháp luật hiện hành.
-
Trường hợp hàng hóa không thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp vẫn có thể chủ động làm COC để tăng uy tín và chứng minh chất lượng sản phẩm..
Mục đích và vai trò của COC trong xuất nhập khẩu
Giấy chứng nhận COC không chỉ là một loại thủ tục giấy tờ thông thường, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, tuân thủ pháp luật, và nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường. Dưới đây là những vai trò thiết yếu của COC trong lĩnh vực xuất nhập khẩu:
Đảm bảo chất lượng & an toàn sản phẩm
-
COC là bằng chứng xác thực cho thấy sản phẩm đã được kiểm tra, đánh giá và đạt chuẩn về mặt kỹ thuật, an toàn, môi trường, hoặc sức khỏe người tiêu dùng.
-
Giúp ngăn chặn hàng giả, hàng kém chất lượng xâm nhập vào thị trường Việt Nam.
-
Đối với người tiêu dùng cuối, COC mang lại niềm tin về mức độ an toàn và độ tin cậy của sản phẩm.
Tuân thủ quy định pháp lý
-
COC là một phần trong hồ sơ bắt buộc để thông quan các loại hàng hóa thuộc diện kiểm tra chất lượng.
-
Thiếu COC, doanh nghiệp có thể:
-
Bị tạm giữ hàng tại cảng hoặc cửa khẩu.
-
Bị xử phạt hành chính theo quy định của Bộ KHCN, Bộ GTVT hoặc Bộ Công Thương.
-
Gây trì hoãn trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh và uy tín với khách hàng.
-
-
Việc thực hiện đúng quy định về COC còn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.
Tăng độ tin cậy và giá trị thương hiệu
-
Có chứng nhận COC giúp doanh nghiệp khẳng định rằng sản phẩm của mình đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế hoặc quốc gia, từ đó:
-
Tăng khả năng hợp tác với các đối tác lớn, kể cả trong nước lẫn quốc tế.
-
Nâng cao hình ảnh thương hiệu, đặc biệt trong các ngành hàng cạnh tranh cao như thiết bị điện tử, đồ gia dụng, linh kiện ô tô,…
-
Góp phần mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh thu bền vững.
-
Quy trình xin cấp COC cho hàng hóa nhập khẩu
Việc xin cấp COC (Certificate of Conformity – Giấy chứng nhận hợp quy) là một quy trình quan trọng và bắt buộc đối với nhiều loại hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam. Dưới đây là quy trình từng bước chuẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị và thực hiện đúng, tránh rủi ro khi làm thủ tục thông quan:
Bước 1: Xác định hàng hóa có thuộc diện bắt buộc phải làm COC không
-
Tra cứu danh mục hàng hóa phải chứng nhận hợp quy do các Bộ ngành ban hành (Bộ KH&CN, Bộ GTVT, Bộ Công thương…).
-
Tham khảo thông tư liên quan hoặc nhờ đơn vị logistics/đại lý hải quan tư vấn sơ bộ.
-
Nếu hàng hóa thuộc danh mục kiểm tra nhà nước về chất lượng, bắt buộc phải làm COC trước khi thông quan.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp COC
-
Tờ khai hải quan nhập khẩu
-
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
-
Invoice (hóa đơn thương mại) & Packing List
-
Catalogue sản phẩm
-
Test report tại nước xuất khẩu (nếu có)
-
Bản mô tả kỹ thuật sản phẩm hoặc hình ảnh chi tiết
✅ Lưu ý: Một số sản phẩm có thể cần thêm Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu do doanh nghiệp lập và gửi đến cơ quan có thẩm quyền trước khi làm thủ tục thông quan.
Bước 3: Gửi mẫu kiểm tra chất lượng
-
Doanh nghiệp gửi mẫu hàng hóa đến đơn vị kiểm định được chỉ định như:
-
QUATEST 1, 2, 3
-
Vinacontrol, VinaCert, Bureau Veritas,…
-
-
Đơn vị kiểm định sẽ tiến hành:
-
Kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN)
-
Đánh giá mức độ phù hợp của sản phẩm
-
-
Thời gian kiểm định mẫu thường từ 3 – 7 ngày làm việc, tùy loại sản phẩm.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận hợp quy (COC)
-
Sau khi có kết quả đạt yêu cầu từ đơn vị kiểm định, Tổ chức chứng nhận sẽ cấp COC cho lô hàng hoặc theo hợp đồng nhập khẩu.
-
Doanh nghiệp sử dụng bản chính của COC để nộp cho cơ quan hải quan và hoàn tất thủ tục thông quan.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi hiệu lực COC
-
Một số loại COC có thời hạn hiệu lực 1 – 3 năm, tùy theo tiêu chuẩn và cơ quan cấp.
-
Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ và theo dõi để gia hạn đúng thời điểm nhằm tránh gián đoạn nhập khẩu trong tương lai.
🔗 xem bài viết liên quan:
Phân biệt COC và các loại chứng từ khác trong xuất nhập khẩu
Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa COC với các loại giấy tờ như CO, CQ, hoặc Test Report. Dưới đây là bảng so sánh và phân tích chi tiết để bạn hiểu rõ từng loại:
COC và CO (Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ)
| Tiêu chí | COC (Chứng nhận hợp quy) | CO (Chứng nhận xuất xứ) |
|---|---|---|
| Chức năng | Xác nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn | Xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa |
| Do ai cấp | Tổ chức chứng nhận hợp quy tại Việt Nam | Phòng thương mại (VCCI), Bộ Công Thương hoặc nước xuất khẩu |
| Mục đích sử dụng | Để thông quan các hàng hóa có yêu cầu hợp quy | Để hưởng ưu đãi thuế quan (FTA, ATIGA, EVFTA…) |
| Bắt buộc | Bắt buộc với nhóm hàng thuộc danh mục quản lý chất lượng | Bắt buộc nếu muốn được ưu đãi thuế nhập khẩu |
💡 Nhận định: COC và CO phục vụ 2 mục đích hoàn toàn khác nhau. COC liên quan đến chất lượng sản phẩm, còn CO liên quan đến nguồn gốc xuất xứ để được miễn/giảm thuế.
COC và CQ (Certificate of Quality – Giấy chứng nhận chất lượng)
| Tiêu chí | COC | CQ |
|---|---|---|
| Do ai cấp | Tổ chức chứng nhận hợp quy độc lập hoặc cơ quan nhà nước | Nhà sản xuất cấp |
| Giá trị pháp lý | Có tính pháp lý cao, được hải quan chấp nhận | Không có giá trị pháp lý khi làm thủ tục thông quan |
| Mục đích | Để chứng minh hàng hóa phù hợp quy chuẩn Việt Nam | Cung cấp thông tin về chất lượng hàng hóa theo nhà sản xuất |
| Có bắt buộc không? | Có (với hàng thuộc danh mục hợp quy) | Không bắt buộc |
💡 Nhận định: CQ có thể dùng để tham khảo hoặc bổ sung thông tin kỹ thuật, nhưng không thay thế được COC khi làm hồ sơ thông quan hàng hóa bắt buộc kiểm tra chất lượng.
COC và Test Report (Báo cáo kiểm nghiệm)
| Tiêu chí | COC | Test Report |
|---|---|---|
| Chức năng | Xác nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn quy định | Ghi nhận kết quả kiểm tra kỹ thuật tại phòng thí nghiệm |
| Vai trò | Căn cứ pháp lý để được thông quan | Là cơ sở để tổ chức cấp COC |
| Giá trị pháp lý | Có | Không đủ nếu dùng riêng lẻ |
💡 Nhận định: Test Report là một bước bắt buộc trong quy trình cấp COC, nhưng không thể thay thế COC khi làm việc với cơ quan hải quan.
✅ Việc hiểu và phân biệt rõ ràng giữa COC, CO, CQ và Test Report giúp doanh nghiệp:
-
Chuẩn bị hồ sơ đúng và đầy đủ
-
Tránh chậm trễ trong thông quan
-
Không bị xử phạt do thiếu hoặc sai giấy tờ
🔗 xem bài viết liên quan:
Những lưu ý quan trọng khi làm COC
Việc xin cấp Giấy chứng nhận hợp quy (COC) có thể gặp nhiều vướng mắc nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định, quy trình và các yêu cầu cụ thể. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí và thời gian khi thực hiện thủ tục này:
1. Xác định đúng danh mục hàng hóa bắt buộc có COC
-
Không phải mặt hàng nào nhập khẩu cũng cần COC.
-
Doanh nghiệp cần tra cứu danh mục hàng hóa bắt buộc kiểm tra chất lượng nhà nước từ các Bộ ngành liên quan.
-
Có thể nhờ đơn vị dịch vụ logistics, hải quan hoặc công ty tư vấn nhập khẩu uy tín hỗ trợ rà soát nhanh.
✅ Nếu nhập hàng mà không biết mặt hàng mình có bắt buộc hợp quy hay không, dễ dẫn đến bị giữ hàng tại cảng/kho ngoại quan.
2. Lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín và đủ thẩm quyền
-
Chỉ chọn các đơn vị được Bộ Khoa học & Công nghệ hoặc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp phép, ví dụ:
-
QUATEST 1, 2, 3
-
Vinacontrol
-
VinaCert
-
Bureau Veritas,…
-
📌 Tránh sử dụng dịch vụ từ các đơn vị không có thẩm quyền hoặc giấy tờ không hợp pháp – có thể bị hải quan bác bỏ.
3. Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đầy đủ ngay từ đầu
-
Hồ sơ xin COC cần thống nhất thông tin giữa các chứng từ như Invoice, Catalog, Tờ khai, Test Report,…
-
Thiếu sót hoặc sai thông tin sẽ khiến quá trình kiểm tra bị kéo dài hoặc bị yêu cầu làm lại từ đầu.
Mẹo nhỏ: Nên có file mềm bản PDF hoặc scan rõ nét, chuẩn hóa trước khi nộp lên tổ chức chứng nhận.
4. Theo dõi hiệu lực của COC
-
Một số loại COC có hiệu lực:
-
Theo lô hàng (1 lần duy nhất)
-
Theo hợp đồng nhập khẩu dài hạn (6 – 12 tháng)
-
-
Doanh nghiệp cần ghi chú thời hạn để chủ động gia hạn nếu vẫn tiếp tục nhập loại hàng đó.
5. Kết hợp làm COC với dịch vụ logistics uy tín
-
Sử dụng dịch vụ trọn gói từ A-Z giúp doanh nghiệp:
-
Giảm sai sót trong quá trình nộp hồ sơ, kiểm định.
-
Rút ngắn thời gian lấy kết quả.
-
Dễ dàng phối hợp với thông quan, vận chuyển hàng hóa về kho nhanh chóng.
-
Dịch vụ hỗ trợ xin COC tại Nguyễn Kiên Phát Logistics
Việc tự mình chuẩn bị hồ sơ, gửi mẫu kiểm nghiệm và làm việc với tổ chức chứng nhận có thể tốn nhiều thời gian, dễ sai sót nếu không nắm rõ quy trình. Đó là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ hỗ trợ xin COC trọn gói từ những đơn vị giàu kinh nghiệm như Nguyễn Kiên Phát Logistics – Chi nhánh Đồng Nai.
Vì sao nên chọn Nguyễn Kiên Phát Logistics làm đối tác hỗ trợ COC?
-
✅ Hơn 10 năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực logistics & thủ tục hải quan
-
✅ Am hiểu sâu quy định pháp lý về kiểm tra chất lượng, hợp quy, kiểm dịch…
-
✅ Liên kết với các tổ chức chứng nhận uy tín như QUATEST, Vinacontrol, VinaCert
-
✅ Hỗ trợ hồ sơ A-Z: chuẩn bị tờ khai, hướng dẫn test mẫu, nộp chứng từ đúng chuẩn
-
✅ Kết hợp vận chuyển, lưu kho, thông quan nhanh chóng, tối ưu chi phí vận hành
Chúng tôi cung cấp dịch vụ COC cho nhiều loại hàng hóa như:
-
Thiết bị điện, điện tử, đồ gia dụng
-
Xe máy, linh kiện ô tô, máy móc nhập khẩu
-
Vật liệu xây dựng, nội thất, hóa chất, đồ chơi,…
-
Các mặt hàng nhập khẩu theo hợp đồng dài hạn hoặc theo lô hàng riêng lẻ
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí
📞 HOTLINE 24/7: 0928 396 555
🌐 Website: https://vantaidongnai.com.vn/
📍 Văn phòng Bình Dương: 113 Đường N4, Khu phố Thống Nhất 1, P. Dĩ An, TP. Dĩ An
📍 Kho bãi Đồng Nai: Số 68 Tổ 21, Quốc lộ 51, P. Long Bình Tân, TP. Biên Hòa
📍 Kho HCM – Hà Nội: Có đầy đủ điểm tập kết hỗ trợ doanh nghiệp toàn quốc
