Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không là một chuỗi các bước nghiệp vụ phức tạp từ khâu nhận hàng, đóng gói, làm thủ tục hải quan đến khi hàng hóa được an toàn bay đến tay người nhận, đòi hỏi sự chính xác và chuyên nghiệp tuyệt đối mà NKP Logistics Đồng Nai tự hào cung cấp. Hãy để NKP Logistics chi nhánh Đồng Nai chia sẻ toàn bộ quy trình chi tiết, giúp doanh nghiệp của bạn tại Đồng Nai và các khu vực lân cận tối ưu hóa thời gian và chi phí, đảm bảo hàng hóa xuất khẩu nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Nội dung bài viết

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không toàn diện tại NKP Logistics

Dưới đây là quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không chuyên nghiệp được NKP Logistics Đồng Nai chuẩn hóa qua nhiều năm kinh nghiệm, bao gồm 6 bước cốt lõi giúp lô hàng của bạn được xử lý một cách trơn tru và hiệu quả nhất.

➡️ Xem thêm: Vận Chuyển Container Bằng Đường Sắt | Bảng Giá & Lịch Trình 2025

Bước 1 Tiếp nhận thông tin lô hàng, tư vấn và kiểm tra sơ bộ

Đây là bước khởi đầu quan trọng, quyết định đến sự thành công của cả quá trình vận chuyển. Tại NKP Logistics, chúng tôi bắt đầu bằng việc thu thập thông tin chi tiết về lô hàng của bạn. Đội ngũ chuyên gia sẽ lắng nghe và yêu cầu các thông tin cần thiết để có cái nhìn tổng quan nhất.

Các thông tin cơ bản bao gồm:

Tên hàng hóa (Description of goods): Cần mô tả chi tiết, chính xác để phân loại.
Số lượng, trọng lượng, kích thước kiện hàng (Quantity, Gross Weight, Dimension).
Loại hàng hóa: Hàng thông thường (General Cargo), hàng nguy hiểm (Dangerous Goods – DG), hàng dễ hỏng (Perishable Goods), hàng giá trị cao…
Yêu cầu về đóng gói và bảo quản (nếu có).
Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee).
Sân bay đi (Airport of Departure) và sân bay đến (Airport of Destination).
Điều kiện giao hàng theo Incoterms (ví dụ: EXW, FCA, CPT).
Ngày dự kiến hàng hóa sẵn sàng (Cargo Ready Date).

Sau khi có thông tin, chuyên viên của NKP Logistics sẽ tiến hành kiểm tra và tư vấn. Chúng tôi sẽ phân tích xem mặt hàng của bạn có thuộc danh mục cấm bay, hàng cần giấy phép xuất khẩu đặc biệt hay không. Đồng thời, chúng tôi sẽ tư vấn phương án vận chuyển tối ưu nhất về chi phí, thời gian và hãng hàng không phù hợp với tuyến đường và đặc tính hàng hóa.

Bước 2 Báo giá chi tiết và thực hiện booking cước hàng không

Sau khi đã có đầy đủ thông tin và phương án vận chuyển được thống nhất, NKP Logistics sẽ gửi đến quý khách hàng một bản báo giá chi tiết và minh bạch. Bảng báo giá sẽ bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến lô hàng.

Một báo giá cước hàng không chuẩn thường có các mục sau:

Cước vận chuyển hàng không (Air Freight – A/F): Tính theo trọng lượng thực (Gross Weight) hoặc trọng lượng tính cước (Chargeable Weight), tùy theo giá trị nào lớn hơn.
Phí làm thủ tục hải quan (Customs Clearance Fee).
Phí soi chiếu an ninh sân bay (X-ray Fee).
Phí phát hành vận đơn hàng không AWB (Air Waybill Fee).
Phí xử lý hàng hóa tại kho (Handling Fee).
Các loại phụ phí của hãng hàng không (Surcharges): Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge – FSC), phụ phí an ninh (Security Surcharge – SSC).
Phí vận tải nội địa từ kho của bạn ra sân bay (nếu có).

Khi khách hàng xác nhận báo giá, chúng tôi sẽ tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng hàng không đã lựa chọn. Việc booking sớm giúp đảm bảo có chỗ trên chuyến bay mong muốn, đặc biệt trong mùa cao điểm. Sau khi booking thành công, NKP Logistics sẽ gửi Lệnh giao hàng (Shipping Order) cho khách hàng, trong đó ghi rõ thông tin chuyến bay, thời gian cắt máng (cut-off time) và địa chỉ kho hàng không (SCSC, TCS tại sân bay Tân Sơn Nhất) để giao hàng.

➡️ Xem thêm: Vận Chuyển Hàng Hà Nội Đi Quảng Ngãi Giá Rẻ – Giao Nhanh Trong Ngày

Bước 3 Đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng ra sân bay

Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn hàng không là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và chuyến bay. Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm, chúng tôi sẽ tư vấn hoặc trực tiếp thực hiện việc đóng gói.

Đối với hàng thông thường: Đóng trong thùng carton chắc chắn, dán băng keo cẩn thận, dán nhãn mác (shipping mark) rõ ràng.
Đối với hàng dễ vỡ: Cần chèn lót bằng xốp, mút hoặc vật liệu chống sốc, dán nhãn cảnh báo “Hàng dễ vỡ” (Fragile).
Đối với hàng máy móc, hàng nặng: Thường phải đóng kiện gỗ, gia cố chắc chắn và có thể cần hút chân không để chống ẩm.
Đối với hàng nguy hiểm (DG): Phải tuân thủ quy định đóng gói của IATA, sử dụng bao bì được chứng nhận (UN certified packaging) và dán nhãn DG phù hợp.

Sau khi hàng hóa được đóng gói hoàn tất, NKP Logistics sẽ sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp để lấy hàng tại kho của doanh nghiệp ở Đồng Nai và vận chuyển ra kho hàng không tại sân bay (thường là Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất – SGN). Quá trình này được giám sát chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa đến kho đúng thời gian cut-off.

Bước 4 Hoàn tất thủ tục xuất khẩu hàng không và kiểm tra an ninh

Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng và phức tạp nhất, đòi hỏi chuyên môn cao. Đội ngũ của NKP Logistics sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ các thủ tục này.

Quy trình tại sân bay diễn ra như sau:

Cân đo hàng hóa: Nhân viên kho hàng không sẽ cân đo lại trọng lượng và kích thước thực tế của lô hàng để xác định trọng lượng tính cước cuối cùng.
Dán tem hàng hóa: Mỗi kiện hàng sẽ được dán một tem nhận dạng riêng biệt.
Soi chiếu an ninh: Tất cả hàng hóa xuất khẩu đều phải qua máy soi an ninh để đảm bảo không chứa vật phẩm cấm hoặc nguy hiểm trái quy định. Nếu có nghi ngờ, hàng sẽ bị kiểm tra thủ công.
Mở tờ khai hải quan: Dựa trên bộ chứng từ khách hàng cung cấp (Hợp đồng, Invoice, Packing List), chúng tôi sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Thông quan lô hàng: Tờ khai sau khi truyền sẽ được hệ thống phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ).
- Luồng Xanh: Miễn kiểm tra, hàng được thông quan ngay lập tức.
- Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, chứng từ. Nếu hợp lệ sẽ thông quan.
- Luồng Đỏ: Hải quan kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế. Đây là luồng kiểm tra nghiêm ngặt nhất.

Với kinh nghiệm và sự am hiểu chính sách, NKP Logistics Đồng Nai luôn nỗ lực để tờ khai của khách hàng được xử lý nhanh nhất, hạn chế tối đa việc rơi vào luồng Đỏ, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

➡️ Xem thêm: Công Ty Vận Tải Hà Nam | NKP Logistics – Uy Tín, Giá Rẻ, Giao Hàng Nhanh

Bước 5 Phát hành vận đơn hàng không (AWB) và gửi bộ chứng từ

Sau khi lô hàng đã được thông quan và hãng hàng không xác nhận nhận hàng, vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB) sẽ được phát hành. AWB là chứng từ vận tải quan trọng nhất trong vận chuyển hàng không, là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển, là biên lai nhận hàng và là chứng từ sở hữu hàng hóa.

AWB có hai loại:

Master Air Waybill (MAWB): Do hãng hàng không phát hành cho công ty forwarder (như NKP Logistics).
House Air Waybill (HAWB): Do forwarder phát hành cho người gửi hàng thực tế (shipper).

NKP Logistics sẽ gửi bản nháp HAWB để khách hàng kiểm tra lại toàn bộ thông tin (tên hàng, số lượng, người gửi, người nhận…) trước khi phát hành bản chính thức. Sau khi hoàn tất, chúng tôi sẽ tập hợp toàn bộ bộ chứng từ gốc (Invoice, Packing List, C/O, AWB…) và gửi chuyển phát nhanh cho người nhận hàng ở nước ngoài để họ có thể làm thủ tục nhập khẩu.

Bước 6 Theo dõi lô hàng và thông báo cho đối tác

Công việc của chúng tôi không kết thúc khi máy bay cất cánh. NKP Logistics cung cấp dịch vụ theo dõi lịch trình lô hàng (tracking) 24/7. Chúng tôi sẽ cập nhật liên tục tình trạng của lô hàng từ lúc cất cánh, quá cảnh (nếu có) cho đến khi hạ cánh an toàn tại sân bay đến. Chúng tôi sẽ gửi thông báo trước khi hàng đến (Pre-alert) cho đại lý và người nhận hàng ở đầu nước ngoài, bao gồm thông tin chuyến bay và bộ chứng từ scan, để họ có thể chủ động chuẩn bị cho việc nhận hàng và làm thủ tục nhập khẩu. Điều này đảm bảo quá trình giao nhận ở đầu kia diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, tránh phát sinh các chi phí lưu kho không đáng có.

Các chứng từ hàng không cần thiết khi làm thủ tục xuất khẩu

Để quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ là yếu tố tiên quyết. Dưới đây là danh sách các chứng từ hàng không cần thiết mà doanh nghiệp cần chuẩn bị.

Chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng

Đây là những giấy tờ cơ bản mà bất kỳ lô hàng xuất khẩu nào cũng phải có, là cơ sở để khai báo hải quan và vận chuyển.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Hợp đồng mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Liệt kê chi tiết cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng.
Tờ khai hải quan xuất khẩu (Customs Export Declaration): Sau khi được thông quan sẽ có bản chính thức.
Vận đơn hàng không (Air Waybill): Do hãng hàng không hoặc forwarder cấp.

Chứng từ tùy theo loại hàng và nước nhập khẩu

Bên cạnh các chứng từ bắt buộc, một số lô hàng đặc thù hoặc theo yêu cầu của nước nhập khẩu sẽ cần thêm các giấy tờ sau đây để được thông quan.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp người nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan.
Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate): Bắt buộc đối với hàng nông sản, thực vật, động vật.
Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality/Quantity – CQ): Chứng nhận chất lượng và số lượng hàng hóa phù hợp với hợp đồng.
Giấy phép xuất khẩu: Áp dụng cho các mặt hàng chịu sự quản lý đặc biệt của nhà nước.
Bảng kê khai hóa chất/hàng nguy hiểm (MSDS – Material Safety Data Sheet): Bắt buộc đối với hàng hóa được phân loại là nguy hiểm.

Cách tính chi phí vận chuyển hàng không quốc tế và các yếu tố ảnh hưởng

Hiểu rõ cách tính chi phí vận chuyển hàng không quốc tế giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch ngân sách và tối ưu hóa chi phí. Sau đây là công thức tính cước và các yếu tố chính ảnh hưởng đến giá cước.

Công thức tính cước phí hàng không

Cước phí hàng không không chỉ đơn giản dựa vào trọng lượng thực tế của lô hàng. Nó được tính dựa trên “Trọng lượng tính cước” (Chargeable Weight – CW), là giá trị lớn hơn giữa Trọng lượng thực (Gross Weight – GW) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight – VW).

Công thức tính như sau:

Trọng lượng thực (GW): Cân nặng thực tế của lô hàng (đơn vị: Kgs).
Trọng lượng thể tích (VW): Tính theo công thức:
- VW = (Dài x Rộng x Cao) / 6000 (đơn vị đo: cm)
- Hoặc VW = Thể tích (CBM) x 167 (đơn vị đo: m)
So sánh GW và VW: Giá trị nào lớn hơn thì đó chính là Chargeable Weight (CW).
Cước phí (Air Freight) = Đơn giá cước x Chargeable Weight (CW).

Ví dụ: Một lô hàng có GW là 100 kgs, kích thước thùng là 100cm x 80cm x 80cm.
VW = (100 x 80 x 80) / 6000 = 106.67 kgs.
Vì VW (106.67 kgs) > GW (100 kgs), nên Chargeable Weight sẽ là 107 kgs (làm tròn lên). Cước phí sẽ được tính trên 107 kgs.

Các loại phụ phí thường gặp

Ngoài cước chính, chi phí vận chuyển còn bao gồm nhiều loại phụ phí. Việc hiểu rõ các phụ phí này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về tổng chi phí.

Phụ phí nhiên liệu (FSC – Fuel Surcharge): Biến động theo giá dầu thế giới.
Phụ phí an ninh (SSC – Security Surcharge): Chi phí cho các biện pháp an ninh hàng không.
Phí xử lý tại nhà ga (Terminal Handling Charge): Chi phí xếp dỡ, quản lý hàng tại kho.
Phí AWB, Phí X-ray, Phí EDI (truyền dữ liệu).
Phụ phí hàng nguy hiểm (DGR Surcharge): Nếu hàng hóa của bạn là hàng DG.

Các yếu tố tác động đến giá cước

Giá cước hàng không không cố định mà thay đổi liên tục do nhiều yếu tố tác động. Doanh nghiệp cần nắm bắt để lựa chọn thời điểm gửi hàng hợp lý.

Tuyến đường bay: Các tuyến bay chính, có nhiều chuyến bay thường có giá cạnh tranh hơn.
Hãng hàng không: Mỗi hãng có một biểu giá và chính sách khác nhau.
Tính chất hàng hóa: Hàng thông thường có giá rẻ hơn hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm soát nhiệt độ.
Mùa vụ: Mùa cao điểm (cuối năm, lễ hội) giá cước thường tăng cao do nhu cầu lớn.
Biến động giá nhiên liệu và tỷ giá hối đoái.

Dịch vụ logistics hàng không tại Đồng Nai của NKP Logistics có gì nổi bật?

Sử dụng dịch vụ logistics hàng không tại Đồng Nai của NKP Logistics, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những lợi ích vượt trội, giúp quá trình xuất khẩu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Dưới đây là những điểm nổi bật làm nên thương hiệu của chúng tôi.

Vị trí chiến lược: Chi nhánh tại Đồng Nai, gần các KCN lớn như Amata, Biên Hòa, Long Thành, Nhơn Trạch, giúp chúng tôi tiếp nhận và xử lý hàng hóa của bạn một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận tải nội địa ra sân bay.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ hải quan, quy định hàng không, và đặc thù của từng loại hàng hóa, đảm bảo tư vấn chính xác và xử lý thủ tục nhanh gọn.
Mạng lưới đối tác rộng khắp: Là đối tác tin cậy của nhiều hãng hàng không lớn (Vietnam Airlines, Cathay Pacific, Korean Air, Emirates…), chúng tôi cam kết mang đến cho bạn mức giá cước cạnh tranh và lịch bay linh hoạt nhất.
Dịch vụ trọn gói, minh bạch: Cung cấp giải pháp logistics toàn diện từ A-Z: tư vấn, đóng gói, vận chuyển nội địa, khai báo hải quan, booking cước, theo dõi hàng hóa. Mọi chi phí đều được báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn.
Hỗ trợ 24/7: Luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và cập nhật tình trạng lô hàng cho quý khách bất cứ lúc nào, đảm bảo sự an tâm tuyệt đối.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, NKP Logistics Đồng Nai thường nhận được một số câu hỏi phổ biến. Dưới đây là phần giải đáp ngắn gọn để bạn tham khảo.

Thời gian vận chuyển hàng không mất bao lâu?

Thời gian vận chuyển hàng không (transit time) phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khoảng cách địa lý, chuyến bay thẳng (direct) hay chuyến bay quá cảnh (transit), và thủ tục hải quan tại nước đến. Thông thường, thời gian vận chuyển sẽ dao động như sau:

Các nước châu Á: từ 1 đến 3 ngày.
Các nước châu Âu, châu Mỹ: từ 3 đến 7 ngày.
Các nước châu Phi, Nam Mỹ: có thể lâu hơn, từ 7 đến 10 ngày.

NKP Logistics sẽ tư vấn cho bạn lựa chọn hãng bay có thời gian vận chuyển phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.

Chargeable Weight (CW) là gì và tại sao nó quan trọng?

Chargeable Weight (CW) hay Trọng lượng tính cước là đơn vị mà các hãng hàng không sử dụng để tính chi phí vận chuyển. Nó được xác định bằng cách so sánh Trọng lượng thực (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) của lô hàng, giá trị nào lớn hơn sẽ được chọn làm CW. Điều này quan trọng vì nó đảm bảo sự công bằng trong việc tính cước. Một lô hàng nhẹ nhưng cồng kềnh sẽ chiếm nhiều không gian trên máy bay, do đó cần được tính cước dựa trên không gian mà nó chiếm dụng (trọng lượng thể tích) thay vì chỉ cân nặng thực tế.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi hàng đi nước ngoài bằng máy bay?

Để quá trình gửi hàng diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các điểm sau:

Thông tin hàng hóa chi tiết: Chuẩn bị đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước.
Bộ chứng từ cơ bản: Chuẩn bị sẵn Hóa đơn thương mại (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
Xác định điều kiện Incoterms: Thỏa thuận rõ ràng với người mua về trách nhiệm và chi phí của mỗi bên.
Liên hệ đơn vị forwarder uy tín: Tìm đến một công ty logistics chuyên nghiệp như NKP Logistics Đồng Nai để được tư vấn và hỗ trợ toàn bộ quy trình, giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.

Kết luận

Như vậy, quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không tuy phức tạp với nhiều bước và yêu cầu về chứng từ nhưng sẽ trở nên vô cùng đơn giản và hiệu quả khi bạn có một đối tác logistics tin cậy đồng hành. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ chuyên nghiệp, NKP Logistics cam kết là cầu nối vững chắc đưa hàng hóa của doanh nghiệp bạn từ Đồng Nai vươn ra thị trường toàn cầu một cách nhanh chóng và an toàn nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0928396555 để được tư vấn miễn phí. Hãy tiếp tục theo dõi website vantaidongnai.com.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức logistics giá trị khác.

Vận Chuyển Hàng Hoá