Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống hàng đã cập cảng mà vẫn phải “dài cổ” chờ đợi bộ vận đơn gốc (Original Bill of Lading) được chuyển phát nhanh từ nước ngoài về chưa? Cảm giác sốt ruột khi mỗi ngày trôi qua là thêm một khoản phí lưu kho, lưu bãi phát sinh thật không dễ chịu chút nào. Trong thế giới logistics và xuất nhập khẩu đầy sôi động, thời gian chính là vàng bạc. Hiểu được nỗi trăn trở đó, một giải pháp mang tên Surrendered Bill of Lading đã ra đời, tựa như một chiếc chìa khóa vạn năng giúp bạn mở cánh cửa nhận hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Vậy Surrendered Bill of Lading là gì mà lại “thần kỳ” đến vậy? Nó hoạt động ra sao? Khi nào thì nên sử dụng và cần lưu ý những gì?
Trong bài viết này, hãy cùng đội ngũ chuyên gia của NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai đi sâu phân tích và “mổ xẻ” mọi ngóc ngách về loại vận đơn đặc biệt này nhé. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện, từ khái niệm cơ bản, quy trình thực hiện, cho đến những kinh nghiệm thực chiến quý báu để bạn có thể tự tin áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình.
Surrendered Bill of Lading là gì? Hiểu đơn giản trong 1 phút
Surrendered Bill of Lading (hay còn gọi là Vận đơn đã xuất trình tại cảng xếp hàng) là một loại vận đơn đường biển mà theo đó, người gửi hàng (Shipper) đã nộp lại (surrender) toàn bộ bộ vận đơn gốc cho hãng tàu hoặc đại lý của họ ngay tại cảng đi.
Sau khi nhận lại bộ vận đơn gốc này, hãng tàu sẽ đánh dấu “SURRENDERED” lên vận đơn và gửi một thông báo (thường là qua email hoặc hệ thống nội bộ) cho văn phòng đại lý của họ ở cảng đến. Thông báo này xác nhận rằng vận đơn gốc đã được thu hồi và người nhận hàng (Consignee) có thể đến nhận hàng mà không cần phải trình vận đơn gốc nữa.
Bạn có thể hình dung nó giống như thế này:
- Vận đơn gốc (Original B/L): Giống như một chiếc “sổ đỏ” của lô hàng. Bạn phải cầm bản gốc trên tay thì mới có quyền nhận hàng.
- Surrendered Bill of Lading: Giống như bạn đã mang “sổ đỏ” đến văn phòng công chứng (hãng tàu tại cảng đi) để làm thủ tục xác nhận. Văn phòng này sẽ gọi điện cho chi nhánh ở nơi bạn nhận hàng, báo rằng “Chủ hàng đã xác nhận rồi, cứ giao hàng cho họ đi, không cần xem sổ gốc nữa”.
Cách làm này giúp giải quyết triệt để vấn đề chậm trễ do việc phải chờ đợi chứng từ gốc được gửi từ nước này sang nước khác, đặc biệt hữu ích cho các tuyến vận chuyển ngắn ngày.
Phân biệt “Tam Quốc Diễn Nghĩa”: Surrendered B/L, Original B/L và Telex Release
Trong ngành logistics, việc nhầm lẫn giữa các loại chứng từ có thể dẫn đến những sai sót không đáng có. Để giúp bạn rõ ràng hơn, NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai đã lập một bảng so sánh đơn giản dưới đây.
| Tiêu chí | Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) | Surrendered Bill of Lading | Điện giải phóng hàng (Telex Release) |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Chứng từ sở hữu hàng hóa, có giá trị chuyển nhượng. | Là vận đơn gốc đã được Shipper nộp lại cho hãng tàu tại cảng đi. | Là một phương thức/thông báo điện tử để giải phóng hàng. |
| Hình thức | Thường phát hành 3 bản gốc, có dấu và chữ ký tay. | Là bản copy của B/L gốc có đóng dấu “SURRENDERED”. | Không có hình thức vật lý cụ thể, là một tin nhắn/email. |
| Quy trình nhận hàng | Người nhận hàng phải xuất trình ít nhất 1 trong 3 bản gốc. | Người nhận hàng chỉ cần giấy giới thiệu và CMND/CCCD để nhận hàng. | Tương tự Surrendered B/L, không cần B/L gốc. |
| Tính linh hoạt | Có thể mua bán, chuyển nhượng lô hàng khi đang trên đường vận chuyển. | Không thể chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa. | Không thể chuyển nhượng. |
| Chi phí | Phí phát hành B/L, phí chuyển phát nhanh quốc tế. | Phí phát hành B/L, phí Surrendered (thường gọi là phí Telex Release). | Thường được gọi chung là phí Telex Release. |
| Rủi ro | Rủi ro thất lạc chứng từ gốc trong quá trình vận chuyển. | An toàn hơn vì không cần gửi chứng từ gốc đi xa. | An toàn, nhanh chóng. |
Surrendered B/L và Telex Release: Tưởng hai mà một
Nhiều người thường bối rối không biết Surrendered Bill of Lading và Telex Release khác nhau ở điểm nào. Thực tế, chúng có mối quan hệ vô cùng mật thiết:
- Surrendered B/L là HÀNH ĐỘNG: Là việc người gửi hàng nộp lại vận đơn gốc.
- Telex Release là PHƯƠNG THỨC: Là thông điệp điện mà hãng tàu ở cảng đi gửi cho cảng đến để xác nhận hành động trên.
Nói cách khác, hành động “Surrender” B/L sẽ dẫn đến việc hãng tàu thực hiện “Telex Release”. Vì vậy, trong giao dịch hàng ngày, hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau và chi phí phát sinh cũng thường được gọi chung là “phí Telex Release”.
Quy trình thực hiện Surrendered Bill of Lading từ A đến Z
Để bạn dễ hình dung, hãy cùng NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai xem qua quy trình từng bước để yêu cầu và sử dụng Surrendered B/L:
- Bước 1: Yêu cầu từ Người gửi hàng (Shipper)
- Ngay sau khi hoàn tất việc giao hàng cho hãng tàu và nhận được B/L nháp (Draft B/L), Shipper cần kiểm tra kỹ thông tin.
- Sau đó, Shipper gửi yêu cầu chính thức đến hãng tàu hoặc công ty FWD (Forwarder) về việc muốn làm Surrendered Bill of Lading cho lô hàng.
- Bước 2: Thanh toán các chi phí liên quan
- Shipper phải thanh toán đầy đủ các khoản phí địa phương (local charges) tại cảng đi và phí làm Surrendered B/L (phí Telex Release) cho hãng tàu.
- Bước 3: Nộp lại (Surrender) bộ Vận đơn gốc
- Hãng tàu sẽ phát hành bộ vận đơn gốc (thường là 3 bản).
- Shipper ký tên, đóng dấu và mang toàn bộ bộ vận đơn gốc này đến văn phòng hãng tàu để nộp lại. Đây là bước quan trọng nhất để chứng minh bạn từ bỏ quyền sở hữu lô hàng qua chứng từ gốc.
- Bước 4: Hãng tàu thực hiện giải phóng hàng
- Sau khi nhận đủ bộ B/L gốc, văn phòng hãng tàu tại cảng đi sẽ đóng dấu “SURRENDERED” lên B/L.
- Họ sẽ gửi thông báo điện giải phóng hàng (Telex Release message) cho văn phòng đại lý của họ tại cảng đến.
- Bước 5: Người nhận hàng (Consignee) nhận hàng
- Shipper gửi cho Consignee bản scan của Surrendered Bill of Lading.
- Khi hàng đến, đại lý tại cảng đích sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho Consignee.
- Consignee chỉ cần mang giấy giới thiệu của công ty, CMND/CCCD và bản copy của B/L đến văn phòng hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và hoàn tất thủ tục nhận hàng. Quá trình này nhanh hơn rất nhiều so với việc chờ đợi B/L gốc.
Nếu bạn cần hỗ trợ về các dịch vụ vận tải và logistics, đừng ngần ngại tham khảo dịch vụ cho thuê xe tải chở hàng của chúng tôi.
Khi nào nên “chọn mặt gửi vàng” cho Surrendered B/L?
Surrendered Bill of Lading rất tiện lợi, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Dưới đây là những trường hợp mà NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai khuyên bạn nên cân nhắc sử dụng:
- Tuyến vận chuyển ngắn: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ví dụ, các tuyến hàng hải trong khu vực Đông Nam Á, từ Việt Nam đi Trung Quốc, Singapore, Thái Lan… Thời gian tàu chạy chỉ vài ngày, nếu chờ gửi B/L gốc thì hàng đến nơi rồi mà chứng từ vẫn chưa tới.
- Mối quan hệ tin cậy giữa người mua và người bán: Khi hai bên đã hợp tác lâu năm, là công ty mẹ – con, hoặc có sự tin tưởng tuyệt đối vào việc thanh toán, việc sử dụng Surrendered B/L sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ giao nhận.
- Thanh toán đã được hoàn tất: Nếu người mua đã thanh toán 100% tiền hàng trước khi tàu chạy, người bán không còn rủi ro về công nợ. Khi đó, việc giải phóng hàng nhanh cho người mua là một điểm cộng.
- Không sử dụng phương thức thanh toán qua Thư tín dụng (L/C): Phương thức L/C yêu cầu người bán phải xuất trình bộ chứng từ gốc (bao gồm B/L gốc) cho ngân hàng để được thanh toán. Do đó, nếu đã làm Surrendered B/L, bạn sẽ không có B/L gốc để trình cho ngân hàng.
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí chuyển phát nhanh quốc tế cho một bộ chứng từ có thể lên tới vài chục USD. Sử dụng Surrendered B/L sẽ giúp bạn tiết kiệm khoản này.
Đối với việc vận chuyển hàng hóa nội địa, đặc biệt là các tuyến đường dài, việc tối ưu hóa quy trình là rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc Nam giá rẻ của chúng tôi.
Ưu và Nhược điểm của Surrendered Bill of Lading: Cái nhìn hai mặt
Bất kỳ giải pháp nào cũng có ưu và nhược điểm. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần nắm rõ cả hai mặt của vấn đề.
✅ Ưu điểm vượt trội:
- Nhanh chóng và Tiện lợi: Đây là lợi ích lớn nhất. Người nhận hàng có thể lấy hàng ngay khi tàu cập cảng mà không cần chờ đợi B/L gốc, giúp giải phóng hàng hóa nhanh, đưa vào sản xuất hoặc kinh doanh sớm.
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí chuyển phát nhanh quốc tế cho bộ chứng từ.
- Giảm thiểu rủi ro: Tránh được nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng bộ vận đơn gốc trong quá trình vận chuyển, một rủi ro có thể gây ra rất nhiều phiền phức và tốn kém để làm lại.
- Hạn chế phát sinh phí không đáng có: Nhận hàng nhanh giúp doanh nghiệp tránh được các loại phí lưu container tại cảng (DEM), phí lưu bãi của cảng (STORAGE) do chậm trễ trong việc lấy lệnh giao hàng.
❌ Nhược điểm và Rủi ro cần lưu ý:
- Rủi ro cho Người bán (Shipper): Một khi đã làm Surrendered B/L, người bán mất quyền kiểm soát đối với lô hàng. Nếu người mua chưa thanh toán hoặc cố tình chây ì, người bán sẽ không có công cụ (là B/L gốc) để giữ hàng lại. Do đó, chỉ nên áp dụng khi đã nhận đủ tiền hoặc rất tin tưởng đối tác.
- Không áp dụng được cho thanh toán L/C: Như đã đề cập, đây là một hạn chế lớn. Ngân hàng sẽ không chấp nhận một bản B/L copy có dấu “SURRENDERED” để thực hiện thanh toán theo L/C.
- Phát sinh phí Surrender/Telex Release: Mặc dù tiết kiệm được phí chuyển phát nhanh, bạn sẽ phải trả một khoản phí cho hãng tàu để thực hiện nghiệp vụ này. Mức phí này dao động tùy hãng tàu, thường khoảng 25-40 USD.
- Tính không thể thay đổi: Một khi đã yêu cầu làm Surrendered B/L và hãng tàu đã xác nhận, bạn không thể thay đổi quyết định và đòi lại B/L gốc.
Việc vận chuyển các loại hàng hóa đặc thù như hàng quá khổ cũng cần những quy trình chuyên biệt. Hãy khám phá dịch vụ vận chuyển hàng quá khổ quá tải để có giải pháp phù hợp.
NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai: Đối tác tin cậy cho mọi thủ tục Logistics
Việc lựa chọn hình thức vận đơn phù hợp chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh toàn cảnh của chuỗi cung ứng. Để một lô hàng được vận chuyển trơn tru từ điểm A đến điểm B, bạn cần một đối tác logistics am hiểu, tận tâm và chuyên nghiệp.
Tại NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ vận tải đơn thuần. Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện, đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong mọi khâu:
- Tư vấn chuyên sâu: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ lắng nghe nhu cầu của bạn và tư vấn hình thức vận đơn (Original, Surrendered, Seaway Bill) phù hợp nhất với từng lô hàng, từng phương thức thanh toán, đảm bảo tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro.
- Hỗ trợ thủ tục: Chúng tôi thay mặt bạn làm việc với hãng tàu, thực hiện các thủ tục yêu cầu Surrendered B/L một cách nhanh chóng, chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
- Dịch vụ đa dạng: Ngoài vận tải đường biển, NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai còn cung cấp các dịch vụ liên quan như dịch vụ đóng rút container tại Đồng Nai, vận tải nội địa, thủ tục hải quan trọn gói…
- Mạng lưới rộng khắp: Với hệ thống đối tác và kinh nghiệm hoạt động tại các khu vực trọng điểm như Đồng Nai, Bình Dương, TP.HCM, chúng tôi đảm bảo hàng hóa của bạn được xử lý một cách linh hoạt và hiệu quả. Tham khảo ngay chành xe Bình Dương của chúng tôi để biết thêm chi tiết.
Kết luận
Surrendered Bill of Lading thực sự là một công cụ hữu ích, giúp đẩy nhanh dòng chảy thương mại và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Bằng cách loại bỏ sự phụ thuộc vào chứng từ gốc vật lý, nó mang lại sự linh hoạt, tốc độ và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những chi phí không đáng có.
Tuy nhiên, nó cũng là một “con dao hai lưỡi”. Chìa khóa để sử dụng thành công nằm ở việc hiểu rõ bản chất, quy trình và quan trọng nhất là đánh giá đúng mức độ tin cậy trong mối quan hệ với đối tác kinh doanh.
Hy vọng rằng qua bài viết chi tiết này, NKP Logistics – chi nhánh Đồng Nai đã giúp bạn có được cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về Surrendered Bill of Lading là gì. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn một giải pháp logistics toàn diện cho doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ NKP Logistics luôn sẵn sàng lắng nghe và đồng hành cùng bạn trên mọi nẻo đường.
Các dịch vụ liên quan bạn có thể quan tâm:
- Chành xe Sài Gòn Phú Quốc
- Vận chuyển hàng đi Trung Quốc
- Giá cước vận chuyển Bắc Nam
- Dịch vụ chuyển nhà trọn gói TPHCM
- Công ty vận tải Bắc Nam
